ניהול מסמכים – העסק שלך עובר לשליפה מהירה

עם יד על הלב – כמה זמן מבזבז הארגון על שליפת מסמכים, הצעות מחיר, הסכמים חתומים, חוזים מוזמנים ועוד? בעוד המתחרים מתדפקים על הדלת, אתה זקוק ל-מערכת ניהול מסמכים חכמה, זריזה ואיכותית שתריץ את העסק שלך קדימה 

עסקים קטנים וגדולים המתמודדים מול מתחרים משוכללים ולקוחות מתוחכמים מוצאים עצמם לא אחת מתמודדים גם עם בעיות פנימיות של בירוקרטיה ארגונית מחד, ועם הצורך הגובר בניהול הידע הארגוני מאידך. פעמים רבות קשרים שלנו עם לקוחות או עם ספקים מתבססים על תכתובות, הצעות, הזמנות רכש ועוד. תיעוד קשרים אלה באמצעות הדוא"ל או מכתבים כתובים הנעשה על ידי משתמש אחד או יותר, מוביל לבלבול, סרבול ולתחומי אחריות לא ברורים. לעיתים, מסמך אחד משקף תהליך ארוך בארגון בו מעורבים פונקציות רבות, כך ש-ניהול מסמכים בצורה נכונה שקול לניהול מוצלח של התהליך כולו.

המשמעות היא שלכל עסק יש מידע רב מצטבר כל יום ויש לארגן אותו כדי לעזור לארגון להתמודד עם המשימות שלו ביתר קלות וביתר יעילות. ניהול מסמכים באמצעות תוכנה טובה מעניק לארגון את הפתרון הנכון להתנהלות הנכונה".

מה תפקידה של מערכת ניהול מסמכים?

איזיריץ' מעמידה לרשות לקוחותיה מערכת ניהול מסמכים המאפשרת גם לאגור את כל המסמכים וגם לאחזר אותם במקרה הצורך בהתאם לפילוחים שונים. במערכת ניהול מסמכים טובה אפשר להריץ שאילתה ולקבל את כל גרסאות הצעות המחיר שיצאו ללקוח מסוים או לחילופין לקבל את כל המסמכים ואת כל ההתכתבויות שנוצרו במשך הזמן בהקשר של הזמנת מלאי מסוים או הסטוריה מלאה של כל מגע עם הלקוח החל משלב המכירה, דרך התכנון והביצוע ועד לתמיכה בו. בנוסף, ניתן להפיק הצעת מחיר מהזמנה בלחיצת כפתור, להפוך עץ מוצר להצעת מחיר בקליק, להשתמש בהצעות ובהזמנות ישנות כדי ליצר חומר מעודכן בקלות ובמהירות ועוד ועוד.

היכולת של מערכת ניהל מסמכים לאתר את המסמכים בקלות, מתבססת על שילוב של יכולות חיפוש, תיוג מידע בעזרת מאפיינים וארגון המידע בספריות ותיקיות שונות. כל זאת מבטיח לארגון שליטה חוץ מחלקתית ויתרון אדיר אל מול המתחרים.

בעידן בו מהירות התגובה היא קריטית למידת שביעות רצונם של הלקוחות, מערכת לניהול המסמכים של איזיריץ' היא לא מפחות מקריטית עבור התנהלות תקינה של הארגון.

הנקודות בהן המערכת נכנסת לפעולה:

בין אם מדובר בארגון גדול או בעסק קטן, ניהול מסמכים המתבצע בהתאם לצרכים המשתנים והוא כולל בתוכו נושאים חשובים כמו ‏טיפול בהרשאות, חתימות מידע ייחודיות, סריקה, חתימה אלקטרונית ועוד.
המשמעות היא ברורה: עסק המסוגל לעקוב אחרי מסמכים שונים העוברים בתוך הארגון ומחוצה לו, ניחן ביכולת עצומה לסינון החומר ולשליפתו בזמן הנכון.

כיצד עוזרת מערכת לניהול להתנהלות היומיומית?

מערכת ניהול  אמורה לתת מענה למספר צרכים ברורים: ארגון זרימה של מסמכים בארגון בכל האמצעים הממוחשבים כולל דואר נכנס, דואר יוצא ותיקיות במחשב. כמו כן, היא אחראית לאגירה של המסמכים במקום מרכזי ונגיש לכולם, ולאחזור פשוט ואינטואיטיבי שלהם על ידי הקשת מילות חיפוש שונות. שימו לב לזה: מערכת ניהול מסמכים טובה יודעת לעקוב אחר גרסאות שונות של אותו מסמך ואף לשמור את הגרסה העדכנית ביותר שלו.

ניתן לומר שברמה היומיומית, יכולות המערכת מאפשרת למשתמשים שליטה ובקרה מלאה על כל פעולה שהם מבצעים. ברגע שהם מתקשרים עם לקוחות ועם ספקים, המערכת מתייקת התכתבויות אלה. בהקשר הזה נאמר כי ניהול מיטבי מאפשר לארגון למקסם את הידע שלו ולהתנהל על בסיס החלטות מבוססות ידע.

כל הערוצים פתוחים בפני המערכת

איזיריץ' מציעה ללקוחותיה פתרון מקיף לניהול, הן בדמות תוכנות מדף והן כתוכנות בהתאמה אישית. ניתן לומר בוודאות כי הידע שעסק כלשהו צובר הוא הכוח המוביל אותו וללא שימוש נכון בידע זה, קשה מאוד להצליח.

למידע נוסף אודות ניהול ידע

כל עסק צריך לדעת כיצד לנהל את כמות הידע העצומה הזורמת בו ולהשתמש בו בצורה הטובה ביותר על ידי איסופו ממקורות שונים, ניתוחו בהתאם לקריטריונים שיקבעו על ידך ושיתופו בקרב המחלקות השונות והעובדים.

עם מערכות ניהול מסמכים של איזיריץ' כל זאת ועוד מתאפשר בקלות וביעילות רבה. אז… האם אתה מוכן כבר לעבור לשליפה מהירה?