ניהול משימות בעסק – האם זו משימה בלתי אפשרית? 

עסקים קטנים ובינוניים בישראל המתמודדים עם משימות שוטפות רבות, יכולים לייעל את תהליך העבודה באופן משמועתי אם יעבדו עם תוכנה ל-ניהול משימות המותאמת לארגון. רשום זאת כמשימה הבאה שלך…

לכל עובד בארגון או בעסק ישנן משימות קבועות שהן חלק מתפקידו. לעיתים קרובות ישנן משימות כלל ארגוניות המצריכות שיתוף פעולה של מספר עובדים להשלמתן ודורשות מן העסק משאבים רבים של זמן, ידע, כסף ו-ניהול משימות.

רוב הארגונים בנויים בדיוק משגרת המשימות הזו, עליה מצטרפים המשימות המיוחדות, שגם הן דורשות התייחסות ו-ניהול משימות. קח לדוגמה פרויקט מורכב הדורש מעקב אחרי משימות רבות ועמידה בלוחות זמנים. גם אם תטמיע מנגנון שעובד כמו שצריך, אתה עדיין צריך להבטיח שכל אחד עומד במשימותיו וששום פרט לא הולך לאיבוד בין הכיסאות.

קחו לדוגמה רשימת מטלות בתוכנת Outlook. כמה פשוט לדחות אותם מיום ליום… הא? המשמעות של מערכת ניהול משימות בעסק, היא היכולת לראות את כל המטלות הקשורות לסוגיה מסוימת בהקשרים שונים. למשל: כל המטלות לעובד, פגי תוקף, מעוכבים, בחשיבות כזו או אחרת ועוד. היכולת לנתח בזמן אמת ובלחיצת כפתור את מצבו של תהליך באמצעות מצה המשימות שהוגדרו לו, תקבע הצלחה או כשלון, עמידה בזמנים או עיכוב.

אמרו את זה קודם: זמן שווה כסף

עם מערכת ל-ניהול משימות אתה יכול לעשות את כל זה ויותר. במקום לקבוע משימות על ניירות (במקרה הטוב) או בעל פה (במקרה הפחות טוב), תוכל ליהנות ממערכת שערבה לכך שכל משימה תקבל את תשומת הלב הדרושה לה: מועדי התחלה, אמצע וסוף, דיווחים על עיכובים או ביצועים טובים ועוד.

עסקים גדולים בארץ ובעולם משקיעים רבות בניהול יעיל של משימות הארגון ואילו עסקים קטנים ובינוניים לא תמיד מקדישים לכך את המשאבים הדרושים מתוך תפישה שגויה לפיה, ההכרות של כל עובד עם העסק ועם דרישות התפקיד שלו מקדמת את המשימות גם בצורה טבעית.

המשימה החשובה של העסק הקטן

דווקא בארגונים קטנים ובינוניים ניהול משימות איכותי הוא "משימה" חשובה עד מאוד. ניהול כושל של משימות העסק עלול לפגוע בכושר התחרות של העסק מול מתחריו, לפגוע בשירות שהוא מעניק ללקוחותיו או לפגוע באיכות המוצר שהעסק מייצר. במילים אחרות, ניהול משימות לקוי עלול לפגוע בכושר השרידות של העסק בטווח הארוך. מהי אם כן הדרך הנכונה להתמודד עם ניהול מקצועי וראוי של משימות העסק?

התשובה פשוטה יותר ממה שניתן לחשוב. בעידן הממוחשב, יותר ויותר קיימות תוכנות מדף לניהול, הנגישות לעסקים קטנים. הטכנולוגיה המתקדמת מאפשרת לארגונים קטנים להתנהל כמו גדולים, בתנאי שהם לא יסתפקו רק בקניית התוכנה אלא ישקיעו גם בהטמעתה בארגון ובהפיכת תהליך הניהול לתהליך יעיל ומדיד.

הפתרון של איזיריץ'

התוכנה ל-ניהול משימות של איזיריץ' מאפשרת לעסקים להתנהל בצורה נכונה תוך מעקב אחר תמונת המצב בשטח לעומת התכנון המקורי ואיתור הפערים הקיימים בין הסטטוס של המשימה לבין הסטטוס הנדרש בה היא הייתה צריכה להיות לו התקדמה כראוי. בנוסף, היא מסוגלת להצביע על פערי לוחות זמנים, פערי תכנון, פערי תמחיר ואיתור הסיבה לפערים הקיימים.

חברות גדולות וענקיות משקיעות הון עתק בתוכנות ניהול המאפשרות להן להתמודד עם המידע הקיים בארגון ועם הפיכתו לידע המשמעותי לתהליך קבלת ההחלטות. חברות קטנות ובינוניות בישראל זקוקות גם הן לאמצעים טכנולוגיים שיאפשרו להם לנהל טוב יותר את הפעילות השוטפת שלהן, גם אם הן לא מסוגלות להשקיע את אותם סכומי כסף.

פתרונות מדף – האם זה משרת אותך?

תפקידן של תוכנות מדף לניהול, לקדם את ניהול המשימות בארגון במספר רמות של הרשאה. החל מדרג הניהול וכלה בדרג העובדים בכל רמות ההיררכיה בארגון. על תוכנות אלה לאפשר צפייה ברמת כלל הפרויקטים הקיימים בארגון או ברמת פרויקט אחד וכל המשימות השייכות לאותו פרויקט. יחד עם זאת, מנהלים רבים מוצאים כי תוכנת מדף אינה מסוגלת להתאים עצמה לצרכי הארגון, או שהטמעתה נתקלת בקשיים.

במידה וארגון לא מצא תוכנה ידידותית, קלה להפעלה וקלה להטמעה בארגון, מומלץ לשקול את האפשרות לרכוש תוכנה לניהול המותאמת במיוחד לצרכיו. לעיתים קרובות לא קיים כמעט פער במחיר ואילו ההתאמה של התוכנה לצרכים הייחודיים של הארגון מאפשרת לו לקפוץ מדרגה, לקבל נתונים איכותיים להחלטות ניהוליות חשובות ולעבות את יכולות מקבלי ההחלטות לקבל את ההחלטות הנכונות בזמן הנכון ללא טעויות וללא הוצאות מיותרות.