ניהול פרויקטים בלי מערכת טובה משול לאדריכל המסביר לקבלן את הדרישות לבניית הבית, בעל פה. מערכת ניהול פרויקטים היא כמו מנהל שותף הערב להצלחת הפרויקט. איך בוחרים מערכת ניהול פרויקטים טובה? בכתבה הבאה.
ניהול פרויקטים (מיזמים) עוסק בתכנון ובקרה של פרויקטים בהתאם ללוחות זמנים ולתקציב מוגדר. מנהלי פרויקטים רבים (בארגונים גדולים כקטנים) מוצאים שהם חייבים לקדם, לצד משימות השגרה המוכרות, גם משימות מורכבות ובלתי צפויות, הכוללות גם גורמים של אי ודאות וסיכון.
מהו למעשה ההבדל בין הפעילות השוטפת של העסק לבין פרויקט? מהי המשמעות האמיתית של עבודה עם מערכת ניהול פרויקטים? ואיך אתה, כמקבל החלטות, יכול להיות בטוח שבחרת מערכת ניהול פרויקטים טובה, יעילה ואיכותית?
שלבי ההתקדמות של ניהול פרויקטים
כל מנהל פרויקטים יודע ומכיר את החשיבות של עמידה בלוחות זמנים, בתחילת הפרויקט, באמצעו ובסופו. כל סטודנט למדעי הניהול ידע לדקלם כי לכל פרויקט בארגון יש חמישה שלבי התפתחות:
• השלב הראשון הוא שלב היוזמה וההתחלה. בשלב זה נקבעות מטרות הפרויקט.
• השלב השני הוא שלב התכנון – שלב מהותי הכולל הכנת תוכניות עבודה בהתאם ללוחות זמנים.
• השלב השלישי הוא שלב הביצוע בפועל – בהתאם לתוכניות העבודה שנקבעו.
• השלב הרביעי הוא שלב הבקרה – דגימת ביצועים בשטח בהשוואה לתוכנית המקורית וביצוע תיקונים בהתאם לנדרש.
• השלב החמישי הוא שלב הסגירה – סיום הפרויקט.
השאלה הנשאלת היא: איך מבטיחים את ביצועם ואיכותם של מאות המרכיבים הלוקחים חלק בפרויקט? עד כמה מתבצעת הקפדה על שביעות רצון הלקוח במהלך הדרך? והאם ניתן לבחון זאת בצורה איכותית ללא מערכת ניהול פרויקטים?
כך מערכת ניהול פרויקטים יכולה לסייע
בפרויקטים מורכבים יש לנהל מאות משימות במקביל ואחת אחרי השנייה. מורכבות הפרויקט אינה מאפשרת ניהול אינטואיטיבי, אלא זקוקה לכלי עזר תכנוניים. כיום ישנן תוכנות רבות המשמשות כלי עזר לניהול פרויקטים המעניקות למנהלי הפרויקט את היכולת לתכנן את הפרויקט מכל היבטיו, במקביל לביצוע בקרה על הנעשה בשטח והתרעה על חריגות תכנוניות.
מערכת ניהול מקצועית היא שותף מלא לדרך. מנהל מסוג אחר שערב לעמידה בלוח הזמנים הנדרש, עמידה ביעדי הפרויקט, הקפדה על איכות העבודה, תוך מזעור עלות הפרויקט והשגת שביעות רצון לקוח.
יש מי שמטפל בגורמי הסיכון
כל פרויקט שהוא, נושא בחובו גם גורם מסוים של אי ודאות וגורם סיכון. גורמי אי הודאות והסיכון עלולים להשליך הן על התנהלות הפרויקט והן על תוצאותיו, אלא שניהול איכותי של פרויקט, אבחון בזמן של בעיות לא צפויות, קבלת החלטות איכותית תוך מענה לצרכי השטח, ראיית התמונה הכוללת ומתן פתרונות יצירתיים בזמן אמת, עשויים לתרום משמעותית להצלחת המיזם ולקידום העסק שעומד מאחוריו ואף להפחית משמעותית את גורמי אי הסיכון והוודאות.
כלים אלו מבוססים על פרוק המיזם לפעילויות, קביעת זמני התחלה וסיום של כל פעילות, הגדרת קשרים בין הפעילויות ומשאבים הדרושים לביצוע הפעילות.
הבחירה בתוכנת ניהול מתאימה צריכה להיקבע בהתאם לצרכיו המדויקים של מנהל הפרויקט. בחינה של מערכת ניהול צריכה להיעשות בצורה יסודית ומקיפה תוך בחינת יכולתה של המערכת לענות על נקודות רגישות ("צווארי בקבוק") שעשויים להשפיע על המהלך התקין של הפרויקט כולו.
מערכת לניהול צריכה להיות בנויה כך שתאפשר לקבל לתוכה את מבנה והגדרת תהליכי העבודה היעילים ביותר לפרוייקט נתון (להבדיל מתוכנת מדף שמחייבת "דחיסה" של פרוייקט למגבלות תוכנה קיימת ושינוי תהליכי עבודה מוצלחים או שימור תהליכים גרועים).
תוכנה טובה לניהול היא תוכנה קלה לתפעול, נוחה וידידותית שנעים לעבוד איתה. ישנן בשוק תוכנות מדף רבות, ההבדלים ביניהן אינם גדולים ולכל תוכנה יש את נקודות התורפה והחוזקה שלה.
טוב יעשה הארגון אם יבחר תוכנה שניתן להתאימה בהתאם לסוג הפרויקט עימו הוא מתמודד ובהתאם לצרכים צפויים ובלתי צפויים העולים מן השטח.