בעל עסק – מה מלחיץ אותך יותר? להתבונן בחשבון הבנק שלך בראשון לחודש, או לאבד את הבלמים בירידות מירושלים? אם א' היא התשובה שלך, סימן שאתה זקוק ל-תוכנה לניהול הוצאות שתמנע הפתעות לא נעימות ותבטיח כי העסק יתנהל כשורה מבחינה פיננסית.
מנהל / בעל עסק – האם אתה יודע ממה מורכבות ההוצאות של העסק? אם התשובה שלך היא "אני לא, אבל מנהל החשבונות כן" דע כי אתה נמצא במקום לא כל כך בריא מבחינה עסקית. עסק שבעליו או מנהליו קבוע אינם מנהלים מעקב קבוע ומיידי על ידי תוכנה לניהול הוצאות, מסתכן בגרעון תזרים המזומנים, צמצום מסגרת האשראי ופגיעה באיכות העבודה עם הספקים (שלא נאמר צוות העובדים).
יחד עם זאת, מנהלים רבים מודעים להוצאות העסק אבל אינם יודעים כיצד להפיק מהם תועלת עסקית. רבים מתייחסים להוצאות העסק כאל רע הכרחי ודואגים לקצץ בעלויות ובהוצאות העסק בתקופות קשות או בתקופות של משבר. אולם לשליטה בהוצאות העסק יש ערך מוסף משמעותי. כאשר בוחנים את הוצאות העסק בצורה מעמיקה ניתן לקבל תובנות חשובות על העסק ועל התנהלות טובה יותר שאפשר לייצר עבורו כדי להתמודד מול מתחרים וכדי לתת מענה טוב יותר ללקוחות.
לשם כך פותחה ה-תוכנה לניהול הוצאות של איזיריץ', המאפשרת לבעל העסק שני יתרונות משמעותיים: האחד – עמידה בתקציב, והשני – בחינה מתמדת של הקצאת ההוצאות וקבלת החלטות ניהוליות טובות יותר.
תוכנה לניהול הוצאות – שליטה ובקרה
הוצאות נבחנות באופן תמידי ביחס לתקציב החברה כפי שנקבע בתחילת השנה. בקרה עסקית לארגונים קטנים ובינוניים. היות והתקציב הוא המצפן של כל בית עסק – הוא מייצר תוכנית פעילות כוללת לעסק, קובע יעדים ומאפשר בקרה אחר סטיות ממנו.
בקרה תקציבית ומעקב אחר הוצאות על בסיס קבוע, מאפשרים להנהלת העסק לאבחן פערים שליליים וחיוביים המתרחשים בשטח, לעומת התוכנית הכתובה, ולגלות זאת בזמן סביר המאפשר שינוי בהתנהלות. אין טעם לגלות חריגה בהוצאות רק אחרי שעבר רבעון.
הדברים שרק תוכנה טובה יכולה לדעת…
תוכנה לניהול הוצאות מאפשרת לעסק שליטה בהוצאות, אולם זהו רק הבט אחד של פעילותה. ההיבט השני של ניהול הוצאות הוא היכולת לבחון האם העסק הקצה משאבים בצורה נכונה למחלקות שונות, האם ההוצאות על משכורות לעומת התשלום לספקים חיצוניים מתנהל בצורה נכונה, האם ההוצאות על פרויקט מסוים הפכו אותו ללא רווחי, האם ההוצאות של העסק מוצדקות ומצליחות לייצר הכנסות ועוד.
הוצאות של עסק כוללות שכר עבודה, חומרים, הוצאות שוטפות, הוצאות עקיפות, הוצאות הנהלה ועוד. אוסף הנתונים הוא גדול מאוד ואינו פשוט לעיבוד, אבל רק ניתוח של ההוצאות יכול לאפשר לעסק להתנהל כראוי ולקבל החלטות עסקיות המבוססות על ידע אמיתי.
תוכנה לניהול הוצאות שמראה בלחיצת כפתור אם סעיף ההוצאות בפרויקט מסוים כבר מזמן חצה את הרף שהוקצב לו, עלולה להביא לשינוי בפרויקט או שינוי בנהלי הארגון כמו ההבנה שעדיף בפרויקט מסוים לשלם לפרילנסרים ולא להעסיק עובדים בשכר.
תוכנה לניהול הוצאות – כך תמצא את שביל הזהב
בשוק קיימות תוכנות מדף רבות לניהול הוצאות אולם הן לא בהכרח מתאימות לעסקים קטנים ובינוניים. כיצד אפשר למצוא את התוכנה המתאימה ביותר? לעיתים שווה לעסק להשקיע בקניית תוכנה ייעודית ומותאמת אישית ולא בקניית תוכנת מדף.
התוכנה לניהול משימות של איזיריץ' מקיימת שתי משימות עיקריות: האחת, היא נוחה מאוד לעבודה. צריך לזכור כי רשימת ההוצאות של עסק היא ארוכה מאוד ודורשת התעסקות עם מאות נתונים חודשיים ואם העבודה עם התוכנה לא נוחה, קל מאוד ללכת לאיבוד.
השנייה, היא מייצרת בקרה ומעקב בחתכים רבים ושונים, דוחות שונים בהתאם לחיתוכים ולסיווגים שונים שעולים בהתאם לצרכי הצוות המנהל.
עם נתונים כאלה, אפשר להצליח בגדול ואף לחזות בדיוק רב, מתי ואיך זה יקרה…