הכנת תקציב לעסק וניהולו הוא משימה לא פשוטה. בחירה ב-תוכנה לניהול תקציב המתאימה לעסק מפשטת את התהליך ומייצרת עבור הארגון ידע וכלים המשמעותיים להצלחתו
התקציב הוא המצפן של כל בית עסק. הוא מייצר תוכנית פעילות כוללת לעסק, קובע יעדים ומאפשר בקרה אחר סטיות ממנו. בקרה תקציבית מאפשרת להנהלת העסק לאבחן פערים שליליים וחיוביים המתרחשים בשטח ובמציאות לעומת התוכנית הכתובה. בקרת תקציב ו-תוכנה לניהול תקציב מאפשרות איתור בעיות מהיר על מנת לוודא שהעסק ממשיך בנתיבו המתוכנן ומשיג את יעדיו.
התוכנה שיודעת לנבא את העתיד
מעבר לכלי עבודה משמעותי לעסק, תוכנה לניהול תקציב מאפשרת לבצע חשיבה אסטרטגית ומעמיקה הבוחנת את דרכו של העסק מול המתחרים, מול השוק ומול הלקוחות.
תכנון תקציב שנתי מצריך מצד הנהלת החברה להכין סדרי עדיפויות ברורים באשר להשקעות הנדרשות ממנה: האם בשנת התקציב הבאה ישקיע העסק בציוד חדש? או אולי כדאי להשקיע בהכשרת עובדים? הבחירה האסטרטגית שהכנת התקציב מחייבת, משרטטת עבור הארגון את עתידו כמו גם את ההתמודדות המתוכננת מול אתגריו הבאים.
תוכנה לניהול תקציב – כלי עזר להנהלה
עסקים גדולים מעסיקים כלכלנים ויועצים לבניית התקציב השנתי ולמעקב אחר בקרת התקציב, אולם בעסקים קטנים ובינוניים הכנת תקציב עלולה להיות משימה מורכבת שאינה מאפשרת גיוס כוח אדם ייעודי לשם כך.
תכנון תקציב צריך לקחת בחשבון גורמים רבים מאוד בעסק וזו אינה משימה פשוטה. שלבי הכנת התקציב כוללים תחזית מכירות שנתית תוך התייחסות לסל המוצרים של העסק, לקוחות החברה, מחירים ותעריפים, שווקים בארץ ובעולם. כמובן שיש לקחת בחשבון גם את תקציבי ההוצאות של העסק כמו שכר עבודה, חומרים, הוצאות שוטפות, הוצאות עקיפות, הוצאות הנהלה ועוד – אוסף הנתונים הוא גדול מאוד ואינו פשוט לעיבוד.
אלא שגם אם העסק עומד במשימה ויוצר תקציב מאוזן לשנה הבאה, המשימה החשובה שעומדת כעת לפניו היא לנהל את התקציב מול כל העובדים והמחלקות של העסק וכמובן לייצר בקרה המתריעה בפועל על פערים בין התוכנית למציאות.
התוכנה של איזיריץ' מוצאת את שביל הזהב
בשוק קיימות תוכנות מדף רבות לניהול תקציב אולם הן לא בהכרח מתאימות לעסקים קטנים ובינוניים. כיצד אפשר למצוא את התוכנה המתאימה ביותר? לעיתים שווה לעסק להשקיע בקניית תוכנה ייעודית לבית העסק ולא בקניית תוכנת מדף.
תוכנה טובה לניהול תקציב צריכה לקיים שתי משימות: האחת, היא צריכה להיות מאוד נוחה לעבודה. צריך לזכור כי הכנת תקציב מצריכה התעסקות עם מאות ואלפי נתונים ואם העבודה עם התוכנה לא נוחה, קל מאוד ללכת לאיבוד.
השנייה, תוכנה לניהול תקציב צריכה לייצר בקרה תקציבית בחתכים רבים ושונים, דוחות שונים בהתאם לחיתוכים ולסיווגים שונים שעולים בהתאם לצרכי הצוות המנהל כמו דו"ח לקוחות, דו" מכירות כמותי, דו"ח מכירות כספי וכן הלאה.
חשוב לזכור שתפקידה של התוכנה מצד אחד הוא לספק בסיס ידע עבור הכנת הדו"חות, אבל מן הצד האחר, אל לה לתוכנה להיות מפורטת מדי, כדי לא להטביע בידע עודף ומיותר את מקבלי ההחלטות.
ה-תוכנה לניהול תקציב של איזיריץ' מאפשרת להנהלה של העסק להתנהל כראוי ולקבל החלטות עסקיות המבוססות על ידע אמית. התוכנה מציגה להנהלה התראות על פערים בתקציב בזמן אמת ומצביעה מהיכן נובע הפער. בצורה כזו היא מאפשרת להנהלה לשנות את הפעולות שלה על מנת לסגור את הפער ולייצר תיקון.